Guia de cadastros básicos
Passo a passo de como realizar os cadastros básicos no sistema Bússola Financeiro
Para operar as finanças da sua organização de maneira organizada e sustentável, o primeiro passo no sistema é realizar os cadastros básicos. São eles que servirão de base para categorizar cada centavo que entra ou sai do seu caixa, gerando relatórios precisos no futuro.
Neste artigo, vamos conhecer as quatro opções de cadastros disponíveis no sistema e como preencher cada um deles. Para começar, basta acessar o menu superior do sistema e clicar na opção Cadastros. Vamos lá?
Contatos
Nessa tela ficam registradas as pessoas ou instituições com quem a sua organização se relaciona no dia a dia.
- Ao acessar a aba de contatos, clique no botão Novo contato no canto superior direito;
- O primeiro passo é definir qual é o vínculo dessa pessoa/instituição com a organização. O sistema oferece quatro papéis possíveis:
- Apoiador financeiro- quem doa recursos para sua organização ou projeto;
- Colaborador- funcionário ou voluntário que trabalha para a organização ou projeto específico;
- Prestador de serviços- pessoa contratada de maneira pontual, como um contador ou cozinheiro;
- Fornecedor- empresas que vendem materiais ou insumos para sua organização ou projeto.
- Você pode selecionar mais de um vínculo para o mesmo contato, se for o caso;
- Indique se é pessoa física (informando o CPF) ou pessoa jurídica (informando o CNPJ e a Razão Social);
Aproveite os campos opcionais como e-mail, telefone, endereço e a área de "Observações" para manter os contatos ricos em informações!
- Ao finalizar, clique em Salvar;
Contas Financeiras
As contas financeiras são os locais onde os recursos são movimentados na prática.
- Na área de cadastros, acesse Contas financeiras e clique no botão Adicionar conta financeira;
- Selecione o tipo de conta- Conta corrente, Conta poupança, Conta digital, Conta investimento ou Caixa físico;
- Preencha o "Apelido" da conta- um nome fácil para você identificá-la no dia a dia e selecione o banco correspondente;
- Preencha os campos vitais de Data do saldo inicial e qual era o Saldo inicial exato da conta no dia em que você começou a operá-la no sistema;
Inserir o saldo inicial correto auxilia o sistema a manter as informações o mais fiéis possível!
Se você selecionar a opção de "Caixa físico" (que representa o dinheiro em espécie que fica na organização), o sistema ocultará os campos de agência e número da conta, já que não se trata de uma conta bancária.
- Clique em Salvar;
Fontes de Recurso
As fontes de recurso servem para identificar de onde está vindo o dinheiro que financia a organização e o projeto.
- Acesse a aba Fontes de Recurso e clique em Adicionar Fontes de Recursos;
- Dê um nome de identificação para essa fonte e escolha a classificação da origem da receita (convênios, doações avulsas, editais públicos, emendas parlamentares, eventos/bazares, leis de incentivo ou recursos próprios);
Você pode vincular essa fonte diretamente a um Apoiador financeiro que você já cadastrou na sua aba de Contatos, mantendo todas as suas informações interligadas no sistema.
- Marque também se essa fonte de recurso vai exigir prestação de contas no futuro e clique em Salvar.
Uma prestação de contas é quando um patrocinador doa um valor para a sua organização, geralmente destinado a uma iniciativa específica e esse patrocinador exige que você informe com o que esse valor foi gasto.
Categorias Financeiras
As categorias servem para classificar os seus lançamentos, permitindo identificar exatamente no que o dinheiro foi gasto ou de onde ele entrou.
- O sistema já traz algumas categorias base por padrão, mas você tem total liberdade para editar e adicionar novas opções;
- Na tabela da tela, selecione primeiro se você deseja visualizar/adicionar categorias de Entradas ou categorias de Saídas;
- Para criar uma nova categoria geral, clique no botão Adicionar categoria que fica logo abaixo da tabela;
- Para detalhar ainda mais os seus gastos, você pode criar as Subcategorias. Basta localizar a categoria principal desejada, clicar no menu de ações (representado por três pontinhos ao lado do nome) e selecionar Adicionar subcategoria;
- Insira o nome desejado e clique em Adicionar;
Todo esse catálogo que você montar nesta tela poderá ser utilizado tanto para os lançamentos gerais da organização quanto para categorizar os lançamentos específicos de cada projeto.